askere alınırken askerlik şubesinden bir zarf içerisinde alınan ve açılmasının yasak olduğu kağıttır. bu kağıtta alt alta a, b, c ve d nüshaları bulunur ve hepsinden üçer suret bulunur. aslında bunlar bir çeşit yazışma evrağıdır. çok fazla kullanıldığı için dört evrağın toplam boyutu bir a4 kadar tasarlanmıştır.
sülüsünüzde hangi acemi birliğine gideceğiniz belirtilmiştir. onunla acemi birliğinize gidersiniz ve sülüsün a nüshası ile b nüshası (acemi birliğine katıldığınıza dair nüshalar) askerlik şubenize gönderilir. bu kağıt şahsi dosyanızda bulunur.
(acemi birliğinden ayrılıp usta birliğine katıldığınızda sizinle birlikte şahsi dosyalarınız da usta birliğinize gönderilir. şahsi dosyanızın içerisinde, acemi birliğine katıldığınız gün yapılan tebliğ tebellüğ belgeleri, parmak izi basım formları, acemi birliğinde çekilen fotoğrafınız (çok sayıda), tüfeğe hakimiyet faktörlerini gösteren kağıt ve bunun gibi bir sürü ıvır zıvır bulunur.)
usta birliğinize katıldığınızda, dosyanızdan c nüshaları alınarak gerekli yerler doldurulur. c nüshası usta birliğinize katılıdığınızı gösteren bir evraktır. bu da askerlik şubenize gönderilir.
usta birliğinize katılmanızdan üç ay geçtikten sonra d nüshası (kaynak saptama fişi) da doldurularak askerlik şubenize gönderilir.
bütün bu gönderilen nüshalardan sonra en son şahsi dosyada a, b, c ve d nüshalarından birer tane kalır. geri kalanları askerlik şubesine gönderilmiştir. terhis belgesi hazırlanırken katılış ve ayrılış günleri de bu evraklara bakarak hazırlanır. çünkü bu evraklarda yazan katılış tarihleri geçerlidir.
